Kundenprojekte: Verbessertes IT Asset Management

Unsere Beraterin Elisabeth Dapper berichtet, wie Sie IT Asset Management erfolgreich etablierte. (ml/ed)
Verbessertes Asset Management

Heute werfen wir einen Blick hinter die Kulissen. Unsere Beraterin Elisabeth Dapper hat ein sehr spannendes IT Asset Management Projekt betreut. Wir haben sie zu einem Interview eingeladen, damit sie uns mehr dazu erzählt. Erfahren Sie Details über das Projekt und unsere Arbeitsweise.

Hallo Elisabeth, danke, dass Du dir Zeit für unsere Fragen nimmst. Du hast vor Kurzem ein Asset Management Projekt sehr erfolgreich abgeschlossen. Erklär’ uns doch bitte mehr zum Verlauf und zu den Projektdetails. 

Worum ging es bei diesem Projekt?

Also, in diesem Projekt etablierten wir ein vollständiges IT Asset Management. Durch das IT Asset Management verwalten und kontrollieren Unternehmen den Bestand von IT-Geräten wie PCs und Notebooks: von der Beschaffung bis zur Verschrottung.

Bis dahin hatte unser Kunde nur einige Teilprozesse festgelegt und umgesetzt. Einer dieser Teilprozesse ist die technische Erfassung von IT-Assets und deren Zuordnung zu Nutzern. Ein anderer ist die Bestellung neuer Geräte und deren Auslieferung an die Nutzer.

Deswegen war es das Ziel des Kunden, die IT Assets über ihren gesamten Lebenszyklus zu kontrollieren und effizient zu nutzen. Es muss also immer bekannt sein, welche und wie viele IT Assets vorhanden sind und wo sie sich befinden. Dafür legten wir Abläufe für die Beschaffung, Rückgabe und Wiederverwendung der Geräte fest. Ein zweites Ziel war die schnelle Bearbeitung der Nutzeranfragen. Dies erreichten wir durch die Bereitstellung eines Self Service Portals und die Automation der Abläufe.

 

Wie hast du das IT Asset Management etabliert?

Für solche Projekte ist eine enge Zusammenarbeit mit Kunden sehr wichtig. Deshalb haben wir in Workshops gemeinsam die Anforderungen und Verbesserungen analysiert. Im Detail sah das so aus:

  • Definition der Phasen im Leben eines IT-Asset im Unternehmen (Asset-Lifecycle)
  • Identifikation der betroffenen Prozesse und Prozessrollen
  • Erstellung einer Prozesslandkarte mit allen Prozessen und Rollen
  • Modellierung fehlender Prozesse
  • Optimierung und Integration vorhandener Abläufe
  • Dokumentation und Beschreibung aller beteiligten Prozesse
  • Betrachtung der wichtigsten Abläufe aus Sicht des Asset-Managers und des Anwenders
  • Ermittlung, wie die Abläufe durch Tools unterstützt und welche automatisiert werden

 

Welche Verbesserungen konntet ihr erreichen?

Dass wir IT Asset Management Prozesse festlegten und realisierten, war eine wesentliche Verbesserung. Darüber hinaus war die Einführung der Lagerhaltung und der damit zusammenhängenden Abläufe eine wichtige Verbesserung.

Damit gebrauchte Geräte wiederverwendet werden können, muss konsequent darauf geachtet werden, dass nicht mehr benutzte Geräte zurückgegeben werden. Das wurde nicht nur in einem Rückgabeprozess festgelegt, sondern wird schon bei der Anforderung eines neuen Gerätes angestoßen: Es muss in der Regel angegeben werden, welches alte Gerät im Austausch zurückgegeben wird. Diese Vorgabe kann nun nicht mehr vergessen oder umgangen werden.

Bei der Anforderung eines neuen Gerätes im Self Service Portal, prüft das System in der Asset-Datenbank, welche Assets dem Nutzer bereits zugeordnet sind. Dann wählt der Nutzer aus den angezeigten Geräten eines zur Rückgabe aus. Sind einem Nutzer bereits zu viele Geräte zugeordnet, kann er kein weiteres bestellen. Damit stellt unser Kunde sicher, dass die Compliance Regeln zur Vergabe von Assets eingehalten werden.

Alle IT Assets sind in einem zentralen Asset Management Tool erfasst. Durch die automatisierte Erfassung und Aktualisierung der Informationen wird gewährleistet, dass die Daten immer aktuell und korrekt sind. Diese verlässlichen elektronischen Daten werden wiederum verwendet, um weitere Abläufe zu automatisieren. Damit das möglich ist, müssen die Prozesse und die anzuwendenden Regeln klar definiert und beschrieben sein.

Die Automation der Prozesse gewährleistet die Vollständigkeit, Qualität und Aktualität der Asset Daten – das sind unter anderem Gerätenummer, Modell, Standort und Nutzer. Mit Hilfe dieses verlässlichen Datenbestandes plant der Asset Manager die Beschaffung neuer Assets einfach und bedarfsgerecht. Er kann unterschiedliche Informationen auswerten: Wie viele Geräte sind im Bestand? Wie viele wurden im letzten Jahr benötigt und bestellt? Welche Gerätetypen und Modelle wurden benötigt?

 

Welche Vorteile hat der Kunde durch das verbesserte IT Asset Management?

Die Vorteile beziehen sich vor allem auf Kontrollierbarkeit und Kosten sowie Qualität und Schnelligkeit der Abläufe. Konkret heißt das:

  • Unser Kunde reduziert die Anzahl der neu angeschafften Assets auf die notwendige Menge.
  • Bei der Beschaffung großer Mengen kann er Kostenvorteile nutzen.
  • Das IT Asset Management kann durch die Bedienung aller Anfragen aus einem Lager (Neuware & Wiederverwendung) IT-Assets schneller bereitstellen.
  • Die Anfrage über das Self Service Portal ist für den Anwender einfach und schnell.
  • Durch Automation werden Veränderungen am IT Asset zuverlässig dokumentiert, somit sind korrekte und aktuelle Auswertungen möglich.

 

Was hat das Projekt für dich so spannend gemacht?

Besonders gut gefallen hat mir, dass ich die Prozesse von Anfang an mitgestaltete. Ich habe unseren Kunden von der Definition bis zur Umsetzung begleitet.

In den meisten Projekten geht es nur um einen Teilprozess, den wir verbessern und automatisieren. Bei diesem Projekt war es umgekehrt: Wir haben eine Prozesslandschaft neu definiert und teilweise automatisiert. Hierbei integrierten wir vorhandene Teilprozesse in den Gesamtprozess. Dadurch hatten wir viele Gestaltungsmöglichkeiten, die die Verbesserung der ganzen Prozesslandschaft ermöglichten.

Und anscheinend haben wir dabei einen ganz guten Job gemacht. Da anschließend einige IT Asset Management Projekte für weitere Standorte entstanden.

Elisabeth, vielen Dank für den Einblick in deine Arbeit. Wir wünschen dir viel Erfolg für deine weiteren Projekte.

Welche Fragen haben Sie an Elisabeth? Wie läuft das IT Asset Management bei Ihnen? Schreiben Sie uns Ihren Kommentar.


Elisabeth Dapper - Consultant

Zur Person:

Elisabeth Dapper ist seit 2012 als freiberufliche Beraterin für die menovo GmbH tätig

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