Prozessmanagement: Wie Abteilungen ihre Prozesse verbessern können

Oft kocht jede Abteilung ihr eigenes Süppchen. Aber mit mehr Miteinander gelingt das Prozessmanagement. Prozessteams sind der Schlüssel. – Wir sagen, wie's geht. (ml)
Prozessmanagement: Abteilungen habt euch lieb

Beobachten Sie manchmal, wie Fahrgäste sich in einem Zug verhalten? Sie beschlagnahmen am Liebsten einen Viererplatz für sich. Taschen, Zeitungen oder Regenschirme nutzen sie als Grenzen für das eigene Revier. Solche Situationen gibt es überall im Alltag – privat wie beruflich. In Unternehmen wird das Territorialverhalten durch Abteilungsgrenzen verstärkt. Dies hat Auswirkungen auf das Prozessmanagement. Wir haben uns ein paar Gedanken über Verbesserungsmöglichkeiten gemacht.

Silodenken der Abteilungen hemmt Zusammenarbeit

Das Territorialverhalten liegt in der Natur des Menschen. Jedoch ist eine Abteilung kein unabhängiger Inselstaat. Hin und wieder muss sie mit der Nachbarinsel zusammenarbeiten. Dann gilt es, eine gemeinsame Sprache zu finden. Ansonsten entstehen Probleme in der Kommunikation. Das kann dazu führen, dass die Abteilungen Informationen nicht weitergeben, oder sie kommunizieren missverständlich miteinander. Häufig entstehen auch Interessenkonflikte. Am Ende läuft das Tagesgeschäft aus dem Ruder.

Nehmen wir an, die Marketingabteilung beauftragt die IT-Abteilung zur Entwicklung einer neuen Software. Während die IT-Abteilung für die Umsetzung zuständig ist, übernimmt das Marketing die Vermarktung. Hinzu kommt die Vertriebsabteilung, die das Produkt verkaufen möchte.

Wie ziehen diese Abteilungen an einem Strang? Im optimalen Fall so: Zunächst beschreibt die Marketingabteilung ihre Anforderungen an Funktion, Komfort und Design in einem Pflichtenheft. Basierend darauf entwickelt die IT-Abteilung die Software. Anschließend stimmt sie das Ergebnis mit der Marketingabteilung ab. Zum Schluss hat der Vertriebler ein präsentierfähiges Produkt, welches er gut verkaufen kann.

Prozessmanagement soll Abteilungsgrenzen überwinden

Das Prozessmanagement in einigen Unternehmen ist ebenfalls durch dieses Silodenken geprägt. Häufig mischen an einem Geschäftsprozess mehrere Abteilungen mit. Wie viele Abteilungen sind in Ihrem Unternehmen am Mitarbeiter Onboarding beteiligt? Wahrscheinlich eine Menge. Trotzdem verbessern viele Abteilungen nicht den gesamten Ablauf.

Meistens optimieren sie einen Teilprozess. Allerdings stimmen sie die Verbesserungen nicht mit den Nachbarbereichen ab. Jede Abteilung kocht ihr eigenes Süppchen. Schließlich entstehen mediale Brüche und unsaubere Schnittstellen. Häufig löffelt nicht die einzelne Abteilung die eingebrockte Suppe aus, sondern das ganze Unternehmen. Die Kosten steigen, ohne dass das geplante Ziel erreicht wird. Dann sinkt die Qualität der Systemlandschaft.

Ursachen dafür liegen in der Organisation. Oft organisieren sich Unternehmen so, dass Abteilungen zu einem Unternehmen im Unternehmen werden. Sie haben ihre eigenen Ziele, Budgets und auch Prioritäten. Dann geht es um „Mein Projekt!“, „Meine neue Hardware!“, „Meine neue Planstelle!“

Ganzheitliche Prozessoptimierung mit unserem Business Driven Ansatz

Eine Möglichkeit ist, dass das Unternehmen ein Prozessteam etabliert. Budget und Ressourcen vergibt das Unternehmen an das Prozessteam und nicht an eine Fachabteilung. Dieses Team verantwortet das Management und die Verbesserung des ganzen Ablaufes. Klar, Prozessteams an sich sind nichts Neues. Jedoch sind sie oft nur für Teilprozesse verantwortlich oder betrachten das Ganze nicht ganzheitlich.

Das Prozessteam analysiert, definiert und dokumentiert den Ablauf von A bis Z. Anschließend optimiert es den ganzen Prozess. Dabei stellt das Team sicher, dass die Verbesserung die Ziele des Unternehmens unterstützt.

(Was noch zu einer ganzheitlichen Prozessoptimierung gehört, beschreiben wir mit unserem Business Driven Ansatz.)

Dass das Silodenken der Abteilungen nach wie vor ein großes Thema ist, beweist eine Umfrage von Hays.

Wie ist die Situation in Ihrem Unternehmen? Schildern Sie uns Ihre Erfahrungen.

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