IT-Prozesse zu optimieren ist manchmal die reinste Odyssee

Beratungsunternehmen sollten zuvor die Anforderungen erfassen und eine ausführliche Analyse vornehmen. Denn gute Projektplanung kann unnötige Irrfahrten verhindern. (ml)
IT-Prozesse optimieren

Es beginnt damit, dass Beratungsunternehmen die Anforderungen an  IT-Prozesse nicht genug unter die Lupe nehmen. Dann ändern sich die Anforderungen permanent, sodass sie völlig vom Kurs abkommen. Mit diesem Blogbeitrag gehen wir auf weitere Ursachen ein. Aber hauptsächlich wissen Sie hinterher, wie die Umsetzung des Prozesses nicht zum Trojanischen Pferd wird.

Die Anforderungsanalyse sollte Tabus brechen

Der erste Schritt ist die Aufnahme der Anforderungen. Manchmal haben Sie als Auftraggeber Ihre Anforderungen schon formuliert. Das sollte einen Berater nicht davon abhalten, sie zu analysieren. Er sollte feststellen, welches Ziel die Anforderungen unterstützen sollen.

Hin und wieder wird das außer Acht gelassen. Dann setzen Sie IT-Prozesse um, die keinen Nutzen haben. Grundsätzlich müssen Berater während der Anforderungsanalyse mehr erfragen – mehr hinterfragen. Schließlich geht es genau darum. Sie müssen den IT-Prozess tabulos analysieren.

Was kommt dabei heraus, wenn der Berater es nicht so handhabt? Bestimmte Abläufe werden beibehalten, weil sie immer so durchgeführt wurden. Sie setzen Tools ein, weil sie von der Firma Toolland kommen. Tools allein lösen aber in den seltensten Fällen das eigentliche Problem. Manchmal wissen Sie selbst nicht, was Sie genau möchten.

Verständlich, denn einige IT-Prozesse sind so komplex, dass niemand richtig Durchblick hat. Es ist nie gut, wenn man die Gewässer nicht kennt, die man befährt. Das wusste Odysseus bereits. Deswegen ist es so wichtig, dass Consultants gnadenlos hinterfragen. Sonst berücksichtigen sie bestimmte Prozessschritte oder Schnittstellen nicht, und das führt zu einer fehlerhaften Umsetzung. Ebenfalls entscheidend ist, dass sich die Berater gemeinsam mit Ihnen über Umfang und Auswirkungen der Anforderungen bewusstwerden.

Die Dokumentation ist die Achillesferse

Durch die ausführliche Analyse hat der Consultant ein einheitliches Verständnis für die Umsetzung geschaffen. Das muss er jetzt nur noch dokumentieren. Allerdings ist es wichtig, dass er dabei nicht in die „Selbstverständlichkeiten-Falle“ tappt.

Für Sie ist es selbstverständlich, dass bestimmte Prozessschritte unverändert bleiben. Deswegen kommunizieren Sie das nicht. Der Berater dokumentiert es daher nicht. Infolgedessen berücksichtigen es die Entwickler nicht in der Umsetzung. Ein guter Consultant ist ein kritischer und hartnäckiger Fragensteller und Zuhörer.

Aber es ist nicht nur relevant, was er dokumentiert, sondern ebenfalls wie. Gelegentlich haben Sie und der Berater nicht das gleiche Verständnis von Begriffen. Deswegen muss sich der Prozessberater vor Augen führen, welche Sprache Sie sprechen. Wenn Sie nicht aus der Technik kommen, sind bestimmte Begriffe erklärungsbedürftig.

Obendrein sollten die Consultants in der Dokumentation die Technik – so gut es geht – außen vor lassen. Sie beschreiben, wie die Anforderungen den Prozess verändern – ohne die Technik zu benennen. Im Zuge dessen bewahren sie sich eine neutrale Sicht auf den Prozess. Ferner stellen sie sicher, dass Technik immer den Prozess unterstützt und nicht umgekehrt.

IT-Prozesse benötigen eine gute Projektplanung

Nach der Anforderungsaufnahme folgt die Planung. Wir wissen alle, dass eine gute Planung die halbe Miete ist. Trotzdem kennen Sie bestimmt eine Handvoll Projekte, deren Planung miserabel war. Die Hamburger Elbphilharmonie, der Berliner Flughafen oder die elektronische Gesundheitskarte … Auch für die Umsetzung eines IT-Prozesses ist eine gute Planung essenziell.

Trotzdem vernachlässigen das einige Beratungsunternehmen. Es beginnt damit, dass sie den Aufwand nicht richtig schätzen. Infolgedessen geraten sie unter Zeitdruck. Und was passiert dann? Das Projektteam versucht die Deadline zu halten und macht Fehler. Sie sollten den Rufen dieser Sirenen widerstehen.

Ebenfalls müssen die Berater die Rollen und Kommunikationswege definieren. Schließlich ist in jedem Projekt wichtig, dass die richtige Person am richtigen Platz sitzt. Ein guter Entwickler ist nicht unbedingt ein guter Berater. Und ein guter Berater ist nicht zwangsläufig ein guter Projektmanager. Auch in Ihrem Unternehmen sollte klar sein, wer welche Rolle hat. Wer trifft Entscheidungen? Wer benötigt, welche Informationen und auf welchem Wege?

Es schadet auch nicht, wenn der Consultant die Bedürfnisse aller Beteiligten in Ihrem Unternehmen kennt. Denn: Durch eine sogenannte Stakeholder Analyse beugt er politischen Konflikten vor. Somit vermeidet er, dass sich Personen in Ihrem Unternehmen übergangen fühlen und sich dann gegenseitig blockieren.

Die Kunst besteht darin, die Erkenntnisse aus der Anforderungsaufnahme verständlich und präzise zu dokumentieren. Anschließend prüfen die Prozessberater, ob die Umsetzung eins zu eins mit der Dokumentation übereinstimmt und die Ziele erreicht. Wenn sie bei der Aufwandschätzung genug Zeit und Flexibilität für das Testing und mögliche Änderungen eingeplant hat, erreichen auch Sie den Hafen von Ithaka.


Wie setzen Sie IT-Prozesse um? Was fordert Sie dabei heraus? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns und hinterlassen Sie uns einen Kommentar.

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