4 geniale Eigenschaften, die jede Workflow Engine haben sollte

Eine Workflow Engine ist das Erfolgsgeheiminis von Prozessautomation. Vier geniale Eigenschaften machen den Erfolg aus. Welche das unserer Ansicht nach sind, verraten wir hier. (ml)
Workflow Engine menovo GmbH

Das Herzstück der Prozessautomation ist eine Workflow Engine im Sinne eines Enterprise Service Bus. Die Qualität von Prozessautomation hängt unmittelbar von der eingesetzten Workflow Engine ab. Wir haben uns Gedanken dazu gemacht, was Ihnen eine gute Workflow Engine bieten sollte.

Übersicht:

Kommunikation | Abfragen | Auswertung | BauweiseFazit

 

1. Eine gute Workflow Engine ist äußerst geschwätzig:

 Bidirektionale Kommunikation

Prozesse sind verzwickt. Häufig mischen viele Abteilungen an einem Prozess mit. Hinzu kommen verschiedene Tools und Systeme. Aus diesem Grund sollte eine Workflow Engine vor allem zwei Eigenschaften besitzen: Geschwätzigkeit und Aufgeschlossenheit.

Geschwätzigkeit deshalb, da sie als Enterprise Service Bus bidirektionale Schnittstellenkommunikation ermöglichen sollte. Damit kommunizieren Schnittstellen nicht nur zwischen dem Enterprise Service Bus und angebundenen Systemen. Als bidirektionaler Vermittler senden sie auch Informationen in beide Richtungen. Dadurch, dass die Schnittstellen über einen Hin- und Rückkanal verfügen, erhält die Workflow Engine auf diese Weise zügig eine Rückmeldung von den beteiligten Systemen.

Workflow Engine Schema - bidirektionale Schnittstellen

Bidirektionale Kommunikation zwischen Workflow Engine und Tools

Aufgeschlossenheit ist uns wichtig, da die bidirektionale Kommunikation die Anbindung eigener und fremder Lösungen ermöglicht. Das ist der Fall, wenn die Workflow Engine, die Schnittstelle und das jeweilige Tool zusammen einen geschlossenen Kommunikationskreislauf bilden. Das bringt richtig viel. Denn: Es wird, falls notwendig, der gesamte Ablauf automatisiert – über Abteilungsgrenzen hinweg.

Somit gibt es keine Reibungen durch unsaubere Schnittstellen. Das harmonisiert die Prozesslandschaft. Darüber hinaus können Sie neue Systeme anbinden, ohne den geschlossenen Kommunikationskreislauf zu stören. Hierdurch reduziert sich der Anpassungsaufwand im Falle einer Prozessänderung.

2. Sie weiß, wann sie Informationen verarbeiten soll:
Zustandsgesteuerte Abfragen

In Zeiten von „Big Data“ ist es besonders nützlich, Informationen genau dann zu erhalten, wenn wir sie wirklich benötigen. Aus diesem Grund ist eine zustandsgesteuerte Workflow Engine besonders raffiniert.  Sie fragt den Zustand anderer Systeme rund um die Uhr ab. Erst wenn sie dabei die richtige Information erhält, stößt sie den nächsten Workflow an.

Die dabei erfassten Bewegungsdaten und Status gehen jedoch nicht verloren. Der Enterprise Service Bus sollte so konzipiert sein, dass er Informationen langfristig speichert. Damit sind Sie in der Lage, Informationen jederzeit abzurufen.

3. Eine brilliante Workflow Engine liefert ausführliche Berichte:
Langfristige und ganzheitliche Auswertung

Eine leistungsstarke Workflow Engine führt Workflows nicht nur aus, sondern macht sie auswertbar. Sie denken, das sei selbstverständlich? An sich schon. Allerdings kann nicht jede Workflow Engine Informationen zu jedem einzelnen Workflow (über Abteilungsgrenzen hinweg) liefern. Aber das sollte sie. Denn falls der Prozess stockt, können Sie wesentlich besser nachvollziehen, was passiert ist. Das beschleunigt das Fehlermanagement und hebt die Qualität Ihrer Prozesse an.

Darüber hinaus sollte der Enterprise Service Bus Reports langfristig abspeichern. Somit können Sie die Performance Ihrer Prozesse jederzeit prüfen. Auch die Durchführung von Compliance Regeln kann Ihr Unternehmen jederzeit sicherstellen. Infolgedessen haben Sie die ideale Grundlage geschaffen, Ihre Abläufe zu kontrollieren und zu optimieren.

4. Sie hat den Charakter eines Generalschlüssels:
Generische Bauweise

Unternehmen verändern sich kontinuierlich. Davon sind ebenfalls die Prozesse in Ihrem Unternehmen betroffen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Workflow Engine wandlungsfähig ist. Aufgrund dessen empfehlen wir unseren Kunden eine Workflow Engine mit generischen Funktionen. Diese fungieren wie ein Generalschlüssel. Sie sind so allgemein konzipiert, dass Sie sie in mehreren Prozessschritten einsetzen können.

Ihr Vorteil: Sie müssen den Workflow nur an einer einzigen Stelle anpassen. Dadurch setzen Sie Änderungen schnell um, ohne den gesamten Prozess umständlich und mit viel Aufwand ändern zu müssen. Der Ablauf kann so mit Veränderungen in Ihrem Unternehmen kontinuierlich Schritt halten.

Fazit: Zwei essenzielle Eigenschaften einer Workflow Engine

Vor allem eine bidirektionale Kommunikation und eine generische Bauweise betrachten wir als Kernkompetenzen einer Workflow Engine. Denn Abläufe werden üblicherweise komplizierter anstatt einfacher. Daher benötigen wir einen Enterprise Service Bus, der diese Prozesse in komplexe Workflowketten übersetzen kann. Und dabei alle eingesetzten Systemen anspricht.

Die generische Bauweise hingegen ist eine großartige Antwort auf das extreme Veränderungstempo von Geschäftsprozessen. Dadurch können Sie Anpassungen mit geringem Aufwand durchführen. Zudem sorgen bidirektionale Schnittstellen dafür, dass Sie neue Tools harmonisch einbinden können.

In Kombination mit der zustandsgesteuerten Abfrage und der ganzheitlicher Auswertung, kurbelt die Workflow Engine die Performance Ihrer Abläufe richtig an. Nachhaltig ist sie hierbei auch noch. Schließlich können Sie durch die Auswertung, weitere Verbesserungspotenziale des Ablaufs identifizieren.


Welche Erfahrungen haben Sie mit Workflow Engines gemacht? Möchten Sie weitere Eigenschaften ergänzen? Dann hinterlassen Sie uns Ihren Kommentar.

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