Das Geheimnis exzellenter Personalprozesse

Spoiler: Stets für eine aktuelle Dokumentation sorgen, liefert die Grundlage. Kommunizieren Sie transparent mit allen Beteiligten und nutzen Sie technische Hilfsmittel als Unterstützung. (ml)
Das Geheimnis exzellenter Personalprozesse

Das Geheimnis exzellenter Personalprozesse ist eine praxistaugliche Prozessoptimierung. Was genau ist damit gemeint? Nehmen wir ein einfaches Beispiel für theoretische Vorbereitung und Umsetzung in der Praxis. Haben Sie bei Ihrem letzten Einkauf einen Einkaufszettel genutzt? Denn mit einer vorbereiteten Liste kaufen Sie wirklich nur das, was Sie tatsächlich benötigen. Und Sie sparen viel Zeit. Sie arbeiten einfach nur die Liste ab – Punkt für Punkt.

Die Optimierung von Personalprozessen ist nicht ganz so einfach. Mit diesem Blogbeitrag möchten wir näher auf die Gründe eingehen. Und natürlich erfahren Sie am Schluss, wie Sie Personalprozesse erfolgreich verbessern.

1. Der Faktor Zeit ist entscheidend

Personalprozesse zu verbessern, kostet viel Zeit. Manchmal hat sich der Prozess verändert, bevor das Konzept fertig ist. Oder: Das Konzept steht, und es passiert nichts. Die Zeit vergeht … in vielen Fällen Wochen oder Monate. Plötzlich sollen Sie das Konzept ganz schnell umsetzen, am liebsten „gestern“ – das allseits bekannte „asap“. Das Problem ist, dass der Prozess und die Voraussetzungen sich geändert haben.

Deswegen ist es wichtig, dass Sie eine zeitnahe Umsetzung sicherstellen. Wie ermöglichen Sie das?

  • Indem Sie sich mit den Verantwortlichen zusammensetzen.
  • Besprechen Sie gemeinsam alle möglichen Änderungen.
  • Daraufhin passen Sie das Konzept an die Veränderungen an.
  • Jetzt stimmen theoretisches Konzept und die Praxis überein.

2. Technik unterstützt die Personalprozesse

Die Verbesserung von HR-Prozessen ist aufwendig. Denn Personalprozesse sind komplex. Deswegen glauben die meisten, am besten löse man das mit einem Tool. Was ist an diesem Vorgehen falsch?

Wenn Teams nicht vernünftig miteinander kommunizieren, ändert das auch kein Kollaborationstool. Das ist ein Fall für die Unternehmenskultur und -organisation. Anschließend müssen Sie den Prozess schlicht und ergreifend definieren und optimieren. Dann wird klar, wann welche Informationen benötigt werden; wer miteinander kommunizieren muss und wer nicht. Anschließend identifizieren Sie die erforderliche Technik. Warum? So stellen Sie sicher, dass das Tool den Prozess unterstützt. Dass es den Bedarf abdeckt und sinnvoll in den Prozess eingebunden ist. Und das Beste: Sie haben den gesamten Prozess verbessert, ohne unnötige Technik einzusetzen.

3. Entwickeln Sie eine konkrete Prozessoptimierung

Kennen Sie die Details eines HR-Prozesses, wenn Sie ihn optimieren? Wissen Sie Bescheid über alle Subprozesse? Da der Prozess oft nicht dokumentiert ist, kann das eine ziemliche Herausforderung sein. Hinzu kommt, dass sich Abteilungen nicht gerne auf die Finger schauen lassen. Deswegen entsteht eine Prozessoptimierung, die nicht auf operativer Ebene funktioniert.

Erstellen Sie eine generelle Checkliste. Diese erfasst unter anderem Startpunkt, Endpunkt, Subprozesse und Schnittstellen. Dadurch definieren Sie, was auf welche Weise optimiert wird. Das Konzept enthält dadurch alle relevanten Informationen für die Umsetzung. So vermeiden Sie, dass aufgrund eines ungenauen Konzeptes irgendwie umgesetzt wird. Sie entwickeln ein Konzept, das genau auf Ihren Prozess zugeschnitten ist.

4. Verbessern Sie den gesamten Personalprozess

Erinnern Sie sich noch an die Gruppenarbeiten aus der Schule oder Uni? Das war teilweise sehr chaotisch. Vor allem: Wenn der eine nicht wusste, was der andere macht. Das Gesamtthema nicht jedem klar war. Dann wird das Gesamtthema meistens verfehlt. Ein Personalprozess ist wie eine große Gruppenarbeit. Er besteht aus verschiedenen Abteilungen. Jeder optimiert den Prozess für sich, ohne sich mit der anderen Abteilung abzustimmen.

Was passiert, wenn man keinen Überblick über die Gesamtsituation hat? Die Übergänge zu anderen Prozessen sind nicht sauber. Oft berücksichtigen Abteilungen nicht die Strategie ihres Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen mehr auf Social Media setzt, können sie das für den Recruiting-Prozess beachten.

Aus diesen Gründen sollte in Gänze optimiert werden. Erst sollten Sie die entsprechenden Subprozesse und Schnittstellen unternehmensweit ermitteln. Anschließend müssen Sie identifizieren, wie die Strategie Ihres Unternehmens ist.  So unterstützen Sie Ihr Unternehmen bei seinen Zielen. Und die Qualität der Prozessoptimierung steigt.

5. Koordinieren Sie die Optimierung von A bis Z

Sie sind in Ihrem Tagesgeschäft stark eingebunden, oder? Wahrscheinlich sind Sie froh, wenn Sie Ihre täglichen Aufgaben schaffen. Dann haben Sie die Prozessoptimierung vielleicht an externe Berater rausgegeben. Die Challenge daran: Berater sollen Prozesse verbessern, die Ihr Unternehmen selbst nicht genau kennt. Deswegen sind diese Verbesserungen weder konkret noch praxisnah.

Schließlich kommt der dritte Koch hinzu: der IT-Dienstleister.  Er muss einen Drahtseilakt zwischen Theorie und Praxis vollführen. Am Ende kommt dabei eine „Verschlimmbesserung“ heraus, die viel gekostet hat und letztlich wenig bringt.

Unser Vorschlag:

  • Vergewissern Sie sich, dass eine aktuelle Prozessdokumentation vorhanden ist.
  • Formulieren Sie Ihre Anforderungen an die Verbesserung so konkret wie möglich.
  • Sorgen Sie dafür, dass das Konzept alle notwendigen Informationen enthält.
  • Vergleichen Sie erst die Verbesserung und dann die Umsetzung mit Ihren Anforderungen.
  • Etablieren Sie ein Feedback Management. Dadurch können Anwender ihre Anregungen weitergeben.

Mit diesem Vorgehen haben Sie einzelne Aufgaben an externe Dienstleister abgegeben. Aber Sie haben die Koordination und Kontrolle selbst in der Hand. Sie haben die Anforderungen festgelegt und stellen sicher, dass diese vom Konzept bis zur Umsetzung erfüllt werden. Mit der Checkliste haben Sie die Rahmenbedingungen für den Prozess definiert. Darüber hinaus haben Sie wichtige Prozessdetails und alle Subprozesse erfasst. Danach haben Sie ermittelt, welche Technik den Prozess am besten unterstützt. Jetzt ist Ihnen eine praxistaugliche Verbesserung des gesamten Prozesses gelungen. Gratulation, Ihr Personalprozess ist exzellent.


Welche Erfahrungen haben Sie mit der Optimierung von Personalprozessen gemacht? Waren unsere Tipps hilfreich? Verraten Sie uns Ihre Meinung mit einem Kommentar.

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