Digitalisierung: Ein Ding, sie zu knechten – Digitalisierung richtig planen

Was passiert mit uns, wenn wir uns in Abhängigkeit von Digitalisierung begeben? Dürfen Tools bestimmen, wie unsere Prozesse automatisiert werden? (ms)
Digitalisierung: Ein Ding sie zu knechten. – Digitalisierung richtig planen

Knechtschaft durch digitale Tools

Was passiert mit uns, wenn wir uns in Abhängigkeit von Digitalisierung begeben? Dürfen Tools bestimmen, wie unsere Prozesse automatisiert werden? – Eine fantastische These.

Heutzutage preisen Technologieanbieter uns ihre Geräte als beinahe lebensnotwendig an. Nebenbei sollen all diese Dinge uns das Leben erleichtern. Ohne das neue faltbare Smartphone sei unser Leben nicht mehr zu bewältigen. Und die neue Smartwatch, die nie aufgeladen werden muss? Die gehört ohnehin ans Handgelenk eines neuzeitlichen Menschen. Der Kühlschrank bestellt automatisch neue Milch, sobald der Bestand zur Neige geht. Das drahtlose Hi-Fi-System? Es analysiert die Beschaffenheit aller Räume und liefert so den optimalen Klang.

All diese Technik erleichtert unser Leben. So scheint es jedenfalls, wenn wir den Herstellern Glauben schenken möchten. Ist das so?

So befreien wir uns aus der Knechtschaft der Digitalisierung

Lassen wir uns nicht von der Technik vorschreiben, wie wir unser Leben vereinfachen. Beim Schritt in die Digitalisierung sollte der folgende Leitsatz gelten … „Erst die Planung, dann die Technik“.

Die Fantasy-Saga „Internet of Things“ ist real

Das Internet of Things ist keine Fantasy-Saga mehr. Es ist in der Wirklichkeit angekommen und eine Tatsache. Wir nutzen es. Es ist ebenso Bestandteil unserer Realität wie auch das Internet. Es wird bisweilen noch heute verteufelt, weil es Sicherheitsrisiken im Datenschutz birgt. Und doch konnten wir der technischen Entwicklung nichts entgegensetzen. Wir mussten uns damit anfreunden, dass unsere Welt immer digitaler wird. Und wir müssen es akzeptieren. Die Grenzen zwischen Fiktion und Realität verschwimmen immer mehr. Daher ist es inzwischen auch kaum noch verwunderlich, wie unser Leben abläuft. Zwischen dem Mittagessen und Kinobesuchen zückt man das Smartphone mehrere hundert Mal. Zeitplanungs-Tools und Videomeetings bestimmen immer mehr unsere Freizeitgestaltung.

Aber die Frage ist: Wollen wir das überhaupt? Möchten wir, dass die Kühlschrank-App uns darüber informiert, dass wir neue Milch benötigen? Soll daraufhin der Lieferservice den Einkauf an die Haustür liefern? Wollen wir permanent unseren Aufenthaltsstatus mittels GPS durch die Armbanduhr übermitteln? Wozu soll Google Maps wissen, wo wir uns an einem bestimmten Tag aufhielten? Welchen Nutzen haben diese Automatismen für uns? Und worin liegt die Lebensqualität bei all dieser Automation? Denn zugegebenermaßen sind es oftmals sehr praktische Prozesse.

Wir sind den verlockenden Reizen von Automatisierung ausgesetzt

Bei aller Liebe zu automatisierten Abläufen und dem einen oder anderen Gadget … wir müssen uns eines vor Augen führen. Die Gefahr ist groß, sich in die Abhängigkeit von technischen Geräten zu begeben. Machen wir uns das bewusst. Lassen wir uns nicht dazu hinreißen, dieser Verlockung nachzugeben.

Die vermeintlichen Lösungen sind unsere Ringgeister

Gleiches gilt für den Tool-Wahn(sinn) in Unternehmen. In vielen Unternehmen gilt eine einfache Lösung. „Dafür gibt es doch bestimmt ein Tool.“ Und manchmal heißt es auch: „Gibt’s dafür nicht ’ne App?

Natürlich gibt es für vieles eine App, eine Software oder ein Tool. Vermutlich wird es in manchen Fällen auch lauten: „Dann programmieren wir uns etwas Passendes hierfür.“

Tools, Apps und Software können konzeptionelle Denkfehler nicht ausmerzen. Die vermeintliche Lösung durch technische Hilfsmittel verursacht oftmals sogar noch weitere Probleme. Nämlich genau dann, wenn sich hinterher herausstellt … die App kann nicht mit dem CRM-Tool kommunizieren. Dann muss wieder eine Lösung her, um eine passende Schnittstelle zu schaffen.  Und wenn die Schnittstelle schließlich funktioniert? Dann stellen wir fest, wir blicken nicht mehr durch.

Seien wir cleverer als die Technik

Verabschieden wir uns von dem Gedanken, in Tools zu denken. Analysieren wir zunächst einmal den Unternehmensbedarf. Daraus können wir dann die Ziele einer Prozessoptimierung ableiten.

„Mein Schatz!“ – Steckt in jedem von uns ein Gollum?

Oftmals scheint es, dass wir zu sehr auf die technischen Errungenschaften fixiert sind. Die vermeintliche Arbeitserleichterung ist verführerisch. Wir vergessen, dass sie lediglich unsere Verbündeten sein sollen. Sie sind vielmehr unsere Weggefährten, unser Samweis Gamdschie. Er hilft uns, den beschwerlichen Weg der Digitalisierung zu meistern. Am Ende erreichen wir den Schicksalsberg. Dank seiner Hilfe werfen wir den einen Ring ins Feuer.

Tools sind hilfreiche Begleiter im Reich der Digitalisierung

Und genauso verhält es sich mit allen digitalen Hilfsmitteln, um unser Leben zu erleichtern – privat und beruflich. Sie sind unsere Begleiter auf unserer Reise in die Digitalisierung.

Die Orks des Internet of Things schaden einer gesunden, strategischen Denkweise

Einige verwendete Tools sind wie Orks. Sie sind im Grunde überflüssig, schädlich und nützen niemandem. Daher empfiehlt es sich, den Nutzen bisher eingesetzter Tools zu überprüfen. In den meisten Fällen werden wir feststellen, dass wir auf den Großteil selbiger verzichten könnten.

Jeder Ork für sich genommen mag effektiv sein. Aber ohne eine zentrale Koordination durch den Zauberer Saruman wären sie lediglich ein chaotischer Haufen ohne konkretes Ziel. Deshalb sind Tools im Masseneinsatz zu koordinieren. Damit wir gewährleisten, dass alle das gleiche Ziel verfolgen.

Ein Self-Service-Portal hilft bei der Digitalisierung

Ein Beispiel für zentrale Koordination ist ein Self-Service-Portal. Mit einem solchen Portal lassen sich alle Prozesse von einem Punkt aus steuern. Dadurch harmonisieren wir die Abläufe von Prozessen. Der Einsatz von Tools ist somit weniger chaotisch. Weil es keine Rolle spielt, welche Funktion sie im Einzelnen erfüllen. All das wird zentral koordiniert, alles läuft über das Serviceportal. Letztlich kommen wir sogar ohne einen Zauberer Saruman aus. Wir können alles selbst erledigen – von der Anfrage bis zur Genehmigung.

Tools sind keine Zauberer namens Gandalf

Manche von uns scheinen zu glauben, digitale Tools könnten zaubern. „Warum geht das nicht? Können wir damit nicht …?“ Selbst wenn das Tool Gandalf hieße, könnte es nicht zaubern. Tools können in der Regel nur spezielle Lösungen liefern. Oder sie können auf einen entsprechenden Bedarf angepasst werden. Selbst wenn sich manch einer von uns einen Knopfdruck oder Zauberspruch wünschen würde. Und plötzlich ist dann alles genau so, wie es sein soll.

Genau hier liegt der Hase im Pfeffer. Wir müssen zuerst unseren Bedarf ermitteln. Danach wissen wir auch, welche Anforderungen wir an die Lösung stellen müssen. Es ist völlig ineffizient, sich mit einem dicken Buch voller Zaubersprüche (Tools) auf den Weg zu begeben. Wir müssen zunächst einmal die Landkarte zeichnen.

Dokumentationen sind unsere Landkarten der Digitalisierung

Zeichnen Sie Ihre Landkarte. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse. Dann planen Sie den Weg in die Prozessoptimierung.

Welche Möglichkeiten eine durchdachte Prozessoptimierung bietet, erfahren Sie auf diesen Seiten.

Epilog: Die gute Nachricht

Dieser Beitrag will sich keineswegs gegen die Digitalisierung aussprechen. Vielmehr will er zu einem bewussteren Umgang mit Digitalisierung und Tools aufrufen. Nur so können wir letztlich alle zu einem „Lord of the Things“ werden. Wir können die Digitalisierung meistern. Wenn wir bereit sind, uns auf die Planung (unsere Landkarte) verlassen. Wir sollten uns nur dann auf die Reise begeben, wenn wir wissen, welcher Weg der Beste für uns ist.

Digitalisierung clever planen

Machen wir uns nicht zu einer Figur in einer Geschichte. Schreiben wir die Geschichte selber. Wir sollten der Autor sein, der den Verlauf der Geschichte kennt und bestimmt. Dann haben wir alle Fäden in der Hand und definieren Anfang und Ende.

Bezogen auf eine clevere Strategie bedeutet das:

  1. Unternehmensbedarf analysieren
  2. Ziele der Prozessoptimierung formulieren
  3. Prozessaufbau detailliert definieren
  4. Abhängigkeiten und Schnittstellen berücksichtigen
  5. Informationsaustausch ermitteln
  6. Mögliche Fehlerfälle identifizieren
  7. Rollen und Aufgaben im Prozess definieren

Wir machen aus Ihnen einen Lord of the Things.

Werden Sie jetzt zum Autor Ihrer eigenen, internen Prozessgeschichte. Menovo hilft Ihnen dabei.

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