Arbeitsabläufe optimieren: Automatische Dienste für die lästige Routine

Will man Arbeitsabläufe optimieren, sollte man mit den Routinetätigkeiten beginnen. Welche Hilfsmittel gibt es dafür? Hier sind einige Beispiele und Vorschläge. (ed)
Arbeitsabläufe optimieren

Neulich stand ich vor dem Etagendrucker: der Ausdruck blass und kaum lesbar. So ein Mist. Der Drucker zeigt an, dass der Toner aufgefüllt werden muss. Erst mal bin ich ratlos: An wen muss ich mich eigentlich wenden, damit neuer Toner beschafft wird? Wie lange wird es dauern, bis er da ist? Und, hoffentlich bin ich nicht die X-te, die deswegen nervt …

Ich kann natürlich auch einfach darauf vertrauen, dass ich nicht die Erste bin und schon jemand anderes sich gemeldet hat. Aber das hilft weder mir noch den Kollegen, also mache ich mich auf die Suche nach dem Menschen, der weiß, wie und bei wem der Nachschub üblicherweise bestellt wird.

Aber warum eigentlich? Das Problem tritt häufig auf – es gibt schließlich genug Drucker im Unternehmen – und es wird immer auf die gleiche Art und Weise behoben. Warum kann ich nicht einfach auf einen Knopf drücken und das Standardprozedere zum Auffüllen des Toners läuft an? Oder noch besser, der Drucker löst die Bestellung des Toners direkt aus, wenn der Ausdruck zu blass wird.

Das sind absolut keine neuen Ideen. Amazons Dash Button leistet genau das. Es gibt ihn und vergleichbare Lösungen wie Rebutton seit ein paar Jahren. Mit dem Druck auf den Knopf löse ich eine Bestellung aus, die ich vorher festgelegt habe: Das Produkt einer bestimmten Marke wird in einer vorgegebenen Menge geordert und umgehend geliefert.

Auch Drucker, die selbstständig „nach Hause telefonieren“ gibt es bereits – wobei „zu Hause“ bevorzugt wieder Amazon ist. Die Schnittstelle zum „Amazon Dash Replenishment Service“ wurde von mehreren Herstellern in ihre Geräte integriert.

Mit dem Druck auf einen Knopf kann man natürlich auch anderes als nur Bestellungen auslösen. Kreative Köpfe haben schon bald nach dem Erscheinen des Dash Button diesen gehackt und für ihre eigenen Automationsideen eingesetzt. Googeln Sie mal „dash button hack“. Sie finden einige interessante Ideen. Die eigentlichen Dash Services scheinen allerdings in Deutschland (eingeführt im September 2016) keine große Resonanz zu finden. Ein kürzlich veröffentlichtes Umfrageergebnis (POSpulse) bestätigt diesen Eindruck.

Sehr viel flexibler sind regelbasierte Services. Sie kommen ohne einen Button aus. Beispiele sind IFTTT (If This Then That) seit 2010 für den privaten Bereich und Zapier (seit 2011) oder Microsofts Flow (seit 2016), die auf Unternehmensanwendungen ausgerichtet sind. Ihre grundsätzliche Funktionsweise ist einfach und bestechend: Wenn eine vordefinierte Bedingung erfüllt ist (if this), wird eine festgelegte Aktion ausgeführt (then that).

Zum Beispiel wird mein privates Handy automatisch stumm geschaltet, wenn es sich im Büro befindet oder zur festgelegten Uhrzeit am Abend, wenn die Literaturlesung beginnt. Eigentlich kleine Routinehandlungen, die ich aber gerne mal vergesse.

Für diese Services gibt es große Sammlungen von Apps, die von Nutzern veröffentlicht werden und frei verfügbar sind. Privat sind wir also durchaus bereit, die Möglichkeiten der Technik zur Automation zu nutzen. Es wird nicht alles akzeptiert, aber wenn etwas verwendet wird, dann meist sehr kreativ.

Im Unternehmensumfeld tun wir uns da wesentlich schwerer. Warum ist das so? Fehlt uns dort die Sensibilität oder die Kreativität? Oder ist die Leidensfähigkeit größer und ertragen wir mehr, bevor wir handeln?

Ich habe den Eindruck, es liegt daran, dass wir uns lieber mit den komplexen und komplizierten Prozessen beschäftigen anstatt mit den alltäglichen und einfachen. Dabei sind die Voraussetzungen und der Nutzen von Automation innerhalb eines Unternehmens oft wesentlich besser als im privaten Umfeld.

Die immer wiederkehrenden zeitfressenden Routinetätigkeiten betreffen im Unternehmen mehr Personen und werden häufiger ausgeführt. Das Potenzial, hier Zeit und Nerven zu sparen, ist also sehr viel größer. Die quasi nebenbei erreichte Standardisierung der Abläufe und die verlässlich bessere Qualität der Ergebnisse sind für ein Unternehmen ebenfalls von großem Nutzen.

Informationen, die für die auszuführenden Aktionen benötigt werden, sind in der Regel längst elektronisch verfügbar und müssen nur genutzt werden.

Der am PC angemeldete Mitarbeiter ordert mit wenigen Klicks eine zusätzliche Berechtigung auf einem System oder beantragt seinen Urlaub. Zum Besprechungstermin werden der Raum und gleich auch der Getränkeservice in diesen Raum gebucht.

Ein anderes Szenario im Rechenzentrum: Bei der Dokumentation eines Servers wird per Checkbox das notwendige Monitoring angefordert. Alle benötigten Daten (IP-Adresse/-Hostname und Benachrichtigungsempfänger) werden von der Configuration Management Database (CMDB) automatisch an das Monitoringsystem übergeben. Der Server wird überwacht, sobald er in Betrieb geht.

Vielleicht sind in Ihrem Unternehmen diese Abläufe schon automatisiert, aber sicher fallen Ihnen weitere ein. Achten Sie in der nächsten Zeit mal bewusst darauf, welche Ihrer Arbeiten Sie eigentlich gerne einem System überlassen würden. Lassen Sie sich nicht davon abschrecken, dass die betroffenen Abläufe einfach sind oder zu selten vorkommen. Oft wird der tatsächliche Zeitaufwand unterschätzt und bei genauerer Betrachtung lohnt sich die Automatisierung sehr wohl.

Bei allem, was häufig gebraucht wird und immer wieder gleich abläuft, ist das offensichtlich. Aber ebenso können Abläufe, die selten benötigt werden, ein lohnendes Projekt sein. Der optimale Ablauf ist meist nicht geläufig. Das kostet Zeit und macht ihn fehleranfällig.

Ich bin davon überzeugt, dass es sich lohnt, zunächst die Routinetätigkeiten zu automatisieren und dabei mit den lästigsten zu beginnen. Wenn wir das richtig machen, gewinnen wir Zeit und Erfahrung für die komplexen Herausforderungen – und ich stehe nie mehr ratlos vor dem Drucker, weil gar kein Ausdruck mehr notwendig ist.


Ein Gastartikel von Elisabeth Dapper

Elisabeth Dapper ist seit 2012 als freiberufliche Beraterin für die menovo GmbH tätig.

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